Desarrollo de Bot para procesamiento de Documentos Digitales

13 Mar

Desarrollo de Bot para procesamiento de Documentos Digitales

Desarrollo de Bot para procesamiento de Documentos Digitales

IDP (procesamiento inteligente de documentos) combina IA (Inteligencia artificial) y OCR (reconocimiento óptico de caracteres) previamente capacitados para extraer datos estructurados de documentos estándar.

El problema

Aunque muchas empresas han hecho la transición de los documentos en papel a los digitales, los empleados aún los procesan manualmente. Los empleados aún ingresan manualmente los datos de los registros en sus computadoras (como los números de factura) en diferentes aplicaciones locales o basadas en la web. La fuente de datos en esto se volvió digital, pero el procesamiento de datos de los documentos sigue siendo manual. El 99% de las organizaciones no pueden aprovechar los beneficios del procesamiento de documentos digitalizados.

Definiciones

El procesamiento inteligente de documentos (IDP) combina inteligencia artificial (IA) previamente entrenada y reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para extraer datos estructurados de documentos estándar. Por ejemplo, para extraer el número de cualquier factura y enviar datos al servicio IDP, devolverá automáticamente los parámetros de la factura (fecha, monto, nombre comercial, etc.) de los documentos. La tecnología RPA lleva esa automatización aún más lejos, permitiendo la entrada automática de datos extraídos en cualquier sistema informático, con o sin la aprobación manual de los empleados.

Que tan grande es el problema

Las pequeñas empresas (más de 10 empleados) con operaciones establecidas pasan mucho tiempo procesando documentos estándar como pedidos de clientes, facturas y acuerdos cada mes. Las empresas estadounidenses generan más de cuatro billones de documentos al año (fuente), lo que aumenta un 22 % anual. Incluso cuando están digitalizados, la extracción manual de datos de estos documentos y su ingreso a los sistemas informáticos dificulta los esfuerzos de productividad de empresas de todos los tamaños.

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La solución

Los bots de Marketing Business Solutions se conectan a una API de herramientas IDP y reconocen automáticamente qué tipo de documento debe procesarse. Los bots extraerán los parámetros necesarios del documento y realizarán la entrada de datos en cualquier sistema informático incluido en el proceso comercial. Según el valor de los parámetros (p. ej., factura atrasada frente a puntual), el bot puede realizar varios escenarios de automatización, como enviar recordatorios o crear tareas para el equipo de ventas. Si la lógica comercial lo requiere, un empleado puede ser parte del flujo de trabajo del bot para fines de verificación/aprobación.

Ventajas de la Solución:

  1. Maneje una variedad de documentos y formatos sin mantenimiento.
  2. La mayoría de las empresas permiten la automatización de estas tareas: procesamiento de documentos comerciales estándar, como facturas, pedidos, estados de cuenta, identificaciones, etc.
  3. Estas brechas de automatización no dependen de la pila de TI de la organización.
  4. Configurar una solución IDP no requiere ningún conocimiento general de codificación o inteligencia artificial.
  5. Agregar RPA solo a 'IDP' permite la entrada automática de datos, por lo que el retorno de la inversión en la implementación de dichos procesos es alto en la mayoría de los casos.
  6. Conecte los documentos digitales del cliente a todos los sistemas de registro, aplicaciones locales y SaaS.
  7. Sin cambios en el proceso por parte del cliente: fácil de adoptar y requiere una formación mínima.
  8. Flexible: fácil de ajustar el proceso en el futuro, si es necesario, y no depende de los cambios de la API.
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Beneficios del cliente:

  1. Elimine la necesidad de procesamiento manual de documentos digitales.
  2. Aumenta el ROI de inversiones anteriores en la digitalización de documentos.
  3. Ganancias de tiempo: aumente significativamente la velocidad de ejecución del procesamiento de documentos repetibles.
  4. Sin errores debido a la entrada/extracción manual de datos (p. ej., falta de ortografía en el nombre de la contraparte que puede provocar un retraso en el pago).
  5. Los empleados dejan de manipular manualmente los datos y de dar formato a las hojas de cálculo en formatos predefinidos para cargar datos en las herramientas SaaS.
  6. Asigne los recursos de los empleados a tareas más valiosas, como el análisis de datos.

Cómo funciona:

  1. El cliente comparte una muestra de cada tipo de documento y los datos necesarios para ingresar a un sistema en particular como parte del proceso comercial. El experto en automatización configura la API de IDP.
  2. La automatización replica los pasos del proceso, creando un bot conectado a la API.
  3. El proveedor de servicios de TI lanza bots en su infraestructura de TI o de TI del cliente.
  4. Se activa un proceso de ejecución automatizado cuando llega un nuevo documento a una carpeta compartida o se adjunta a un correo electrónico.
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Los tipos de datos extraídos e ingresados automáticamente en los sistemas informáticos de un cliente:

  • Texto.
  • Números.
  • Tablas.
  • Firmas.

Ejemplos de documentos que un bot IDP puede procesar de manera eficiente:

  • Facturas.
  • Recibos.
  • Cheques.
  • Estados de cuenta bancarios.
  • Tarjetas de vacunas.
  • Etiquetas nixie.
  • Formularios ACORD.
  • Licencias de conducir.
  • Seguros y matriculas de vehículos.
  • Pasaportes y visas.
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Por: Edgar Sandoval - Marzo 9, 2023


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